Het beleidsplan

EEN SAMENVATTING VAN ONS BELEID- EN ACTIVITEITENPLAN

We versterken de beeldende kunst collectie in de openbare ruimte en laten het verbindende vermogen zien van de blaasmuziek, die dankzij het grote aantal blaasmuziekorkesten en het daaruit ontstane Wereld Muziek Concours, van oudsher roots heeft in Kerkrade en de regio.

Het kunstwerk is gericht aan de huidige en toekomstige inwoners van Kerkrade, de regio en een groeiende stroom aan toeristen. Het herinnert aan ons verleden, markeert de energietransities en hun maatschappelijke en economische gevolgen en heeft educatieve kracht voor jongeren en toekomstige generaties. Het kunstwerk moet een vliegwiel zijn om jaarlijks middels een activiteit hierbij stil te staan, te reflecteren, uit te dagen.

Proces

Het is een Kerkraads burgerinitiatief. In de aanloopfase 2017-2019 zijn vormgever/beeldend kunstenaar Hub Pasmans en componist Hardy Mertens, betrokken geraakt bij het concept idee van Ad en Leny Maarschalkerweerd. Beide kunstenaars werkten het gedachtengoed verder uit.

Sinds 2021 heeft deze 4 persoons initiatiefgroep intensief contact onderhouden met bestuurders en ambtenaren van de gemeente Kerkrade. Begin 2023 heeft het overleg geresulteerd in een door gemeente en initiatiefgroep gedragen locatievoorkeur vlakbij het Discovery Museum en treinstation Kerkrade-Centrum, tevens station voor de Zuidlimburgse Stoomtrein Maatschappij en direct aan de nieuwe Parkstad (fiets- en wandel) Route.

De gemeente Kerkrade heeft initiatiefnemers gevraagd te onderzoeken hoeveel financiele middelen ingebracht kunnen worden, ofwel “start de fondswerving en kijk hoever jullie komen”. Zij deed nog geen toezeggingen voor een gemeentelijke bijdrage, maar zegde wel facilitaire ondersteuning toe.

Zodra de wervingscampagne is afgerond wordt het resultaat ervan voorgelegd aan de gemeente Kerkrade en zal in onderling overleg gekomen worden tot een Go/No Go beslissing over het te vervolgen bestuurlijke Kerkraadse traject om te komen tot realisatie van het kunstwerk.

Oprichting van de Stichting

Op 13 juli 2023 is notarieel opgericht en onder nummer 90833244 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel de Stichting Burgerinitiatief kunstwerk de Dirigent Kerkrade. Deze stichting heeft als doel de realisatie van het kunstwerk en gaat daartoe een wervingsactie voor sponsoring, donaties en susbsidies voeren in de periode najaar 2023 tot najaar 2024.

De stichting kent 2 bestuursorganen:

Het bestuur
Een Raad van Advies en Toezicht, die toeziet op een juist functioneren van het bestuur en het bestuur gevraagd en ongevraagd van advies voorziet. Dit orgaan toetst de correcte naleving van de Cultural Governance Code 2019 en heeft de plicht sponsoren en subsidiënten te informeren in geval van bestuurlijk wanbeleid of financiële malversaties.

Er is sprake van een uitvoerend bestuur, dat werkt op basis van vrijwilligheid. Er worden geen medewerkers in dienstverband aangenomen. Ook de Raad van Advies en Toezicht, wier taken beschreven zijn in een door het Bestuur vastgesteld Huishoudelijk Reglement, werkt op vrijwilligersbasis.

De betrokken kunstenaars Hub Pasmans en Hardy Mertens maken geen deel uit van de stichting. Het stichtingsbestuur heeft met hen een contract afgesloten met daarin opgenomen de overeengekomen financiële vergoeding voor de realisatie van het kunstwerk “de Dirigent”. Hun belangen worden in de Raad van Advies en Toezicht extra bewaakt door twee door hun voorgedragen leden (kunstenaars).

Najaar 2023 – 2024 Wervingscampagne

De wervingscampagne gaat in oktober 2023 van start en wordt uitgevoerd door het bestuur:

Een campagne via de post door middel van een gedrukte brochure plus bijgesloten brief
Een campagne via de mail door middel van de digitale versie van de brochure plus bijgesloten brief
De aanvraag van diverse subsidies op basis van overleg met het Huis voor de Kunsten Limburg
De aanmaak van een website
Continue werving via social media
Een officiële presentatie van de plannen op 21 oktober 2023 tijdens de fair “’t Kirchroa va murje” (het Kerkrade van morgen), een weekevenement georganiseerd door de gemeente Kerkrade gericht op een duurzame toekomst

De wervingscampagne richt zich op verschillende begunstigersgroepen:

Hoofdsponsoren vanaf € 10.000
Sponsoren tot € 10.000
Begunstigers tot € 1.000
Donateurs tot € 250

Met hoofdsponsoren, sponsoren en begunstigers (in casu de bedragen vanaf € 250) wordt een schriftelijke overeenkomst aangegaan met terugbetalingsverplichting tot 85% bij niet doorgaan van het project op uiterlijk 1 januari 2027. De resterende 15% dienen ter dekking van organisatiekosten van de stichting, activiteiten- en p.r., en voorbereidingskosten voor de bouw van het kunstwerk. Bij een niet realiseren van het kunstwerk wordt een eventueel na de 85% terugbetaling nog resterend batig saldo besteed aan een door de kunstenaars Hub Pasmans en Hardy Mertens bepaald sociaal of cultureel doel met ANBI status. Op een juiste naleving hiervan door het bestuur ziet de Raad van Advies en Toezicht toe.

Financieel beleid

Op basis van opgevraagde informatie bij mogelijke opdrachtnemers voor het bouwen van het kunstwerk is de eerste begroting vastgesteld van totaal € 240.000,-. Deze gelden zullen opgebracht moeten worden door sponsoren, begunstigers, donateurs en subsidiënten.

Op weg naar de oplevering van het kunstwerk

Het bestuur gaat geen financiële verplichtingen aan die niet ten volle gedekt worden door op de bankrekening van de stichting aanwezige middelen. Daarbij moet 85% van alle ontvangen bedragen plus 100% van de al uitbetaalde subsidies als niet besteedbaar aangemerkt blijven tot het moment van finale besluitvorming over de doorgang van de bouw en het verstrekken van de definitieve bouwopdrachten.

De Raad van Advies en Toezicht ziet toe op een juiste uitvoering van het financiele beleid door het bestuur. Het bestuur informeert deze Raad doorlopend inzake de binnenkomende bijdragen en de betalingen gedaan uit de vrij besteedbare ruimte van 15%.

Zodra er zekerheid is over de omvang van geworven gelden neemt het bestuur een besluit of met dit resultaat naar de gemeente gestapt kan worden. Indien dit niet het geval gaat zijn bepaalt het bestuur het vervolgtraject. Dat kan variëren van definitief stopzetten van het traject, waarbij de liquidatiebalans zal worden opgemaakt, tot een nieuwe fasering.

Bij een positief besluit over de gang naar de gemeente zal van de gemeente Kerkrade duidelijkheid verkregen moeten worden over:

Go / No Go voor deelname gemeente Kerkrade in het bouwtraject incl. de eventuele co-financiering
Bij GO het verdere besluitvormingstraject van en binnen het gemeentebestuur
Afstemming van het gemeentelijk traject met termijnen welke deelnemende fondsen ter financiering hanteren
Wie eigenaar en verantwoordelijk wordt voor de instandhouding
De aanbestedingsprocedure. Dit is afhankelijk van wie opdrachtgever voor de bouw wordt. Het stichtingsbestuur brengt door haar opgevraagde offertes in
Opstellen Communicatieplan samen met de gemeente, incl. streefdatum onthulling
De resultaten van dit overleg zijn bepalend voor de daaropvolgende tijdsfasering tot 1 januari 2027, welke termijn met sponsoren en subsidiënten vastgelegd is als uiterlijke realisatiedatum
Indien de gemeente alle verantwoordelijkheid neemt zal de stichting zich beperken tot de organisatie van de jaarlijkse activiteit die de aandacht (blijvend besef, reflecterend en uitdagend) steeds weer opnieuw op het kunstwerk moet vestigen
Het is aan de stichting om alle administratieve verplichtingen jegens sponsoren en subsidiënten zoals overeengekomen af te handelen

Er geldt een verplichting jegens geldgevers om het kunstwerk uiterlijk per 1-1-2027 gerealiseerd te hebben.

Bij niet doorgaan wordt de liquidatiebalans opgemaakt en na goedkeuring door de Raad van Advies en Toezicht worden alle financiële handelingen uitgevoerd tot er geen middelen meer voorhanden zijn. Bestuur en Raad van Advies en Toezicht besluiten vervolgens gezamenlijk tot opheffing van de stichting.

Gaat de bouw door, dan zal in overleg met de gemeente Kerkrade gekomen moeten worden tot een vertegenwoordiging van het stichtingsbestuur en betrokken kunstenaars in het project- en bouwteam dat leiding geeft aan het bouwproces.

Na de oplevering van het kunstwerk

In tegenstelling tot de kosten van realisatie is hier sprake van een structurele jaarlijkse begroting. Inkomsten en Uitgaven zijn afhankelijk van taken en bevoegdheden van de stichting burgerinitiatief, die dan omgevormd wordt tot een instandhoudingsstichting. Daarbij is van grote relevantie:

Is er wel of geen eigendomsrecht en onderhoudsplicht
de beoogde jaarlijkse activiteiten

De gemeente zal over het eigendomsrecht en de onderhoudsplicht pas een besluit nemen op het finale besluitmoment van Go / NO GO voor de bouw van het kunstwerk. Uitgangspunten kunnen wel benoemd worden:

Ad 1. indien het onderhoud en de instandhouding van het kunstwerk een uitvoerende taak wordt van de stichting zal hiervoor extern budget beschikbaar moeten komen. Wellicht kan geput worden uit eenmalig verstrekt subsidie of sponsoring bij de bouw, maar dan zullen hiermee hooguit een beperkt aantal jaren afgedekt kunnen worden.

Ad 2. de jaarlijkse publieks/educatieve activiteit(en) zullen zichzelf moeten bedruipen en kunnen mogelijk (deels?) de onderhoudskosten afdekken indien deze onder de verantwoording van de stichting blijven. Al naar gelang de aard van de activiteit is wellicht een beroep op bestaande subsidieregelingen mogelijk. Waar mogelijk zullen entreegelden of deelnamebijdragen ook inkomsten genereren.